Definito anche “order to cash”, il ciclo attivo è composto dalle macrofasi che vanno dal contatto del commerciale con il prospect all’ allocazione del pagamento. Per quanto complesso e singolare per ogni azienda, è possibile individuare 8 macrofasi principali.
Tali macrofasi possono essere a loro volta suddivise in singole micro attività, al fine di valutarne l’efficacia e l’efficienza.
Gestione vendita e contratti
Il primo step che dà il via al ciclo attivo è l’acquisizione di clienti che acquistino il bene o il servizio offerto dall’azienda. Per tanto, rientrano in questa fase tutte le attività inerenti alle strategie commerciali, la standardizzazione e la gestione dei contratti di vendita, e l’acquisizione di nuovi clienti.
Gestione rischio credito
Una volta individuati i nuovi clienti, è necessario profilarli definendo per ognuno il rating, il rischio di credito e la gestione dei limiti di credito. L’analisi preventiva della posizione del cliente permette di valutarne la salute finanziaria, anticipando il rischio di un’eventuale ritardo nel pagamento della fattura o insolvenza.
Gestione degli ordini
Il contratto tra azienda e cliente è stato stipulato: a fronte di una prestazione o di un bene, l’azienda riceverà il suo compenso. Per questo motivo, anche i processi di order entry, di gestione anagrafica e gli aspetti amministrativi legati all’ordine devono essere perseguiti con efficienza ed efficacia.
Spedizione
Include le fasi relative alla gestione documentale (conferma ordini) e la spedizione della merce o l’erogazione del servizio.
Fatturazione
La fatturazione rappresenta una macrofase molto delicata del ciclo attivo. Dall’accuratezza e la precisione con la quale viene svolta dipendono tutte le macrofasi che seguono. Minore è il tempo intercorso dall’emissione della fattura al suo incasso, più alte sono le prestazioni aziendali nella misura in cui possiede disponibilità di cassa e non deve ricorrere a prestiti per coprire i mancati pagamenti. Quindi, tanto il monitoraggio delle modalità di fatturazione, quanto della sua accuratezza e gestione sono essenziale per prevenire intoppi nei pagamenti.
Scopri il tool
Collection
La collection consiste nell’insieme di policy, procedure e attività finalizzate all’incasso della fattura. Tool in grado di automatizzare le attività in prescadenza, i cicli di sollecito, storicizzare le informazioni di ogni singola fattura, mappare i piani di rientro, gestire i vari step del processo legale, creare una reportistica a valore aggiunto e il monitoraggio possono contribuire ad aumentare l’efficacia e l’efficienza di tale fase.
Gestione delle contestazioni
E’ possibile che dei clienti contestino delle fatture e che quest’ultime, quindi, rimangano in sospeso per lungo tempo. Per evitare ciò, l’azienda può dotarsi di workflow automatizzati di gestione delle contestazioni che prevedono processi di escalation con lo scopo di ridurre il lead time tra l’apertura e la chiusura della contestazione, favorendo l’attività di incasso.
Applicazione incassi
L’ ultima fase del processo consiste nell’applicazione degli incassi, ovvero l’ allocazione dei pagamenti sulle fatture e/o note credito corrette. Le microfasi che la compongono fanno riferimento ai tempi di riconciliazione del partitario, chiusura delle partite e alla gestione delle partite rimaste aperte.
In conclusione, la gestione del ciclo attivo si profila come un’attività tanto complessa quanto strategica. Infatti, quando ben strutturata e monitorata, consente di ottenere un cash flow forecasting accurato e di ridurre notevolmente il DSO dell’azienda.
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